RGPD en el Tercer Sector: ¿Cumple tu ONG con la protección de datos este curso?

Con el arranque definitivo de las actividades en octubre, las ONG y asociaciones experimentan un pico en la recogida de información personal: altas de nuevos socios, inscripciones de voluntarios y registros de beneficiarios para los programas de otoño.

Con el arranque definitivo de las actividades en octubre, las ONG y asociaciones experimentan un pico en la recogida de información personal: altas de nuevos socios, inscripciones de voluntarios y registros de beneficiarios para los programas de otoño. Gestionar este volumen de información sin aplicar estrictamente el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPDGDD) expone a la entidad a graves riesgos legales.

El consentimiento informado para nuevos socios y voluntarios

Todo formulario de inscripción, ya sea en papel durante una mesa informativa o a través de la página web de la organización, debe incluir las cláusulas informativas obligatorias. Como asesores de asociaciones, comprobamos frecuentemente que muchas entidades siguen utilizando plantillas obsoletas que no recogen el consentimiento explícito, granular e inequívoco que exige la normativa actual. Si no se documenta para qué se recaban los datos y por cuánto tiempo se conservarán, el tratamiento es ilícito.

Derechos de imagen en actividades y redes sociales

Las campañas de concienciación y los eventos solidarios suelen implicar la captura y publicación de fotografías y vídeos. La imagen física es un dato personal protegido. Difundir material gráfico de voluntarios, trabajadores o usuarios en redes sociales sin la firma previa de un documento específico de cesión de derechos de imagen constituye una infracción directa. Este riesgo se agrava y requiere protocolos mucho más estrictos si las actividades involucran a menores de edad o a colectivos vulnerables.

Sanciones de la AEPD: Un riesgo real a nivel nacional

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) no exime a las organizaciones sin ánimo de lucro del cumplimiento de la ley. Un error tan común como enviar un correo electrónico masivo a los socios sin utilizar la copia oculta (BCC), o sufrir una brecha de seguridad en los equipos informáticos de la oficina, puede derivar en denuncias y sanciones económicas que comprometan la viabilidad de los proyectos sociales. Una asesoría de fundaciones especializada previene estos escenarios adaptando los protocolos técnicos y organizativos a la realidad y recursos del Tercer Sector.

Pon al día tu documentación

Octubre es el momento estratégico para auditar y actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) y firmar los contratos de encargo de tratamiento con proveedores externos (informáticos, gestorías, empresas de marketing).

Externalizar esta adaptación normativa con una asesoría de asociaciones garantiza que tu organización protege la privacidad de sus colaboradores de forma rigurosa, permitiendo que la junta directiva y el equipo técnico se centren exclusivamente en su labor social.